Rotinas de DP: Arquivo Morto... de morto não tem nada!

O Arquivo morto, em Departamento Pessoal de morto não tem nada. Confira comigo a importância da manutenção dos arquivos na sua empresa ou escritório de contabilidade.

A hora do desespero

Quando uma empresa é notificada, ou precisa atender as demandas de uma reclamatória trabalhista, é comum a necessidade de reunir uma infinidade de documentos para montar a defesa. Com a reforma trabalhista as empresas ganharam um certo refresco nas reclamatórias trabalhistas, porém nas provas documentais é fundamental que se priorize a manutenção de seus arquivos de forma organizada, do contrário, problema na certa! Nessas horas passamos olhar com "carinho" para o trabalho da rapaziada que da conta do arquivamento de documentos.

Alguns documentos são pedidos com frequência: cartões pontos, recibos de pagamento, ficha de registros e outros que dependem do teor dos pedidos na inicial (documento que consta os pedidos por parte do empregado).

O que é arquivo morto?

Dirigindo a nossa fala para quem está iniciando sua trajetória no Departamento Pessoal, é muito provável que você inicie suas atividades ajudando as empresas no arquivamento de documentos.

No DP, RH e na Segurança do Trabalho, ainda temos muitas empresas que demandam de muitos documentos para regular a relação trabalhista, ainda caminhamos lentamente para a digitalização de documentos.

Era muito comum também algumas grades do Ensino Médio e na Faculdade na década de 90, que abordavam temas como "Organização e Métodos", onde essa subdivisão de tipos de arquivos era tratada para preparar os alunos para o mercado de trabalho.

Enfim, você perceberá nas suas primeiras experiências que alguns documentos e controles, acessamos com mais frequência e por isso precisamos mantê-los mais próximos, dentro do setor do RH. Outros documentos, com menos necessidade de manuseio, são destinados à um local denominado "Arquivo Morto".

Seguem alguns exemplos de relatórios e controles no Departamento pessoal que podem seguir essas regras que mencionamos:

• Analíticos de Folha

• Resumos de Folha

• Relações bancárias

• Recibos de entrega do CAGED

• Relação de Empregados (FGTS), GPS, DARFs

• Relações de Imposto de Renda

• Pasta laboral de empregados demitidos

Normalmente, não é regra, uma empresa pode manter esses documentos pelo prazo de meses ou 1 ano para posteriormente transportar para um local destinado para o Arquivo Morto, para documentos mais antigos.

Mas o nome arquivo morto, para o amigo ou amiga que não tem conhecimento sobre o Departamento Pessoal, pode achar que não tem tanta importância, mas pelo contrário, é fundamental manter organizado, identificado, limpo e livre de umidade ou calor excessivo.

Prazo Prescricional

Mais uma dica importante para você que está iniciando no Departamento Pessoal, é a definição sobre o que é Prazo Prescricional. Farei com alguma regularidade uma pequena volta no tempo, relatando para você situações que já presenciei em minha trajetória profissional.

Vamos citar um exemplo? Fiscalização do INSS, me recordo de certa vez um perito do INSS, passou uma temporada em uma das empresas que já trabalhei, e na ocasião ele nos pediu os "Relatórios Analíticos das Folha e de Contabilização de Verbas".

Os relatório em questão, na época, como não tínhamos ainda tecnologia para armazenamento em servidores ou nuvem, era fundamental manter impressos esses documentos.

E aqui cabe lembrar que alguns relatórios tem prazos legais para serem mantidos à disposição.

Vamos a mais alguns exemplos, se você ainda não fez o curso de Departamento Pessoal comigo, alguns documentos e expressões podem lhe soar grego, vamos falar sobre a Ficha de Registro de Empregados que necessita ser guardada por tempo Indeterminado.

No DP temos por exemplo duas necessidades que são reguladas de forma distinta pela Legislação. Documentos relativos a parte Trabalhista e Previdenciária.

Mais um exemplo, um empregado pode reclamar judicialmente eventuais direitos trabalhistas após 2 anos de seu desligamento, e retroagindo para os últimos 5 anos, ou seja, dessa forma diversos documentos que comprovem pagamentos de valores ou registros de horários devem ser mantidos pelo mesmo prazo, para atender a esse demanda.

Já outros documentos como o PPP - Perfil Profissiografico Previdenciário, influencia na aposentadoria das pessoas e dessa forma demanda a guarda por 20 anos.

Cuidados no descarte de documentos

Levando em conta que muitos profissionais começam a trabalhar muito cedo e o RH como porta de entrada. E uma das primeira tarefas é o arquivamento de documentos. Por um lado pode parecer uma atividade simples, porém como vimos anteriormente não menos importante que outras atividades, principalmente quando precisamos resgatar para uma auditoria ou fiscalização.

Então devemos ter muita atenção ao descartar documentos, hoje temos a LGPD - Lei Geral de Proteção de dados que regula a manutenção de dados das pessoas. E independentemente disso, temos que ter sempre organizados para alguma necessidade da empresa.

Então, para encerrar esse post quero destacar a importância mais uma vez de uma bom controle dos documentos. E para você que hoje está começando no RH e está arquivando documentos, fica o nosso reconhecimento pelo seu trabalho e agora destacamos a relevância desse trabalho.

Eu sou Joelcio Moreira, sou profissional de RH e espero você sempre por aqui. Até a próxima.