Esocial, na contagem regressiva para Micro, pequenas empresas e MEI, 10,9,8...

O QUE É O ESOCIAL

O eSocial é um projeto do governo federal, instituído pelo Decreto nº 8.373/2014, que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual, a fim de possibilitar aos órgãos participantes do projeto, na medida da pertinência temática de cada um, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS.

O eSocial estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural. Portanto, não se trata de uma nova obrigação tributária assessória, mas uma nova forma de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes. Com isso, ele não altera as legislações específicas de cada área, mas apenas cria uma forma única e mais simplificada de atendê-las.

PRINCÍPIOS

• dar maior efetividade à fruição dos direitos fundamentais trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores;

• racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações previstas na legislação pátria de cada matéria;

• eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas obrigadas;

• aprimorar a qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais; e

• conferir tratamento diferenciado às microempresas – ME e empresas de pequeno porte – EPP.

OBJETIVOS

• Para o trabalhador: Garantia de direitos

• Para o empregador: Simplificação de processos

• Para o Governo: Maior controle, arrecadação e fiscalização

CRONOGRAMA

O QUE MUDA PARA OS TRABALHADORES

No curto prazo, para a grande maioria dos trabalhadores, nada. Aliás, esse, não é um assunto com que o trabalhador deva preocupar-se.

Recomendo aos trabalhadores, apenas um cuidado: Uma pessoa que está em busca de um novo emprego, deve observar se os seus dados estão regulares, perante a Receita Federal ou a Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, para ficar mais claro, exemplificarei:

- Imaginemos que, uma senhora casou e contraiu o nome do esposo, mas..., não regularizou seus documentos como deveria nos órgãos competentes. Tempos mais tarde, ela foi numa determinada empresa, que já está prestando informações ao eSocial. Ela passa por um longo processo de recrutamento e seleção, foi aprovada! Porém o DP-Departamento Pessoal, ao fazer a “Qualificação Cadastral” - novo procedimento exigido pelo eSocial - recebe a informação que ela está com dados cadastrais inconsistentes. Como somente ela, poderá promover o referido ajuste, corre o risco de iniciar ao trabalho em uma data posterior ao combinado, ou pode até perder a vaga, dependendo da pressa da empresa no início da pessoa ao trabalho.

Há outros casos de inconsistências, números de PIS duplicados, nome com abreviações para trabalhadores que iniciaram na década de 70 ou 80 a trabalhar. Então é importante o trabalhador revisar, principalmente quem está desempregado e busca nova oportunidade. Mas nesse primeiro momento é somente dessa forma que o trabalhador é afetado.

Segue o link para que os trabalhadores possam fazer as consultas dos seus dados:

http://consultacadastral.inss.gov.br/Esocial/pages/index.xhtml

O QUE MUDA PARA AS EMPRESAS

As mudanças e exigências para as empresas são diversas, complexas, a ponto de alguns especialistas definirem como uma “Revolução em Departamento Pessoal”. Fala-se muito, da necessidade de “mudança cultural”, em relação as práticas trabalhistas.

No Brasil são mais de 12 milhões de empregadores. E ao todo mais de 50 milhões de trabalhadores com empregos formais, sejam celetistas ou servidores públicos e durante um mês, o empregador poderá enviar em média 40 arquivos diferentes ao eSocial.

Portanto, a rotina das empresas e em particular do Departamento de Pessoal, será muita influenciada. Obviamente a forma de trabalhar, a relação de escritórios contábeis com seus clientes e o trabalho das empresas de SST – Saúde e Segurança do Trabalho, além do planejamento exigirá uma comunicação muito eficaz para atender a legislação e prevenir a cobrança de penalidades, multas pelo atraso, não envio ou envio irregular de informações.

Posso deixar para ajustar minhas rotinas somente quando o eSocial entrar em vigor? O eSocial não cria regras e multas novas, mas exige o cumprimento com rigor das regras atuais, e nessas temos:

· A CLT com 900 artigos;

· Se considerar a legislação do Aprendiz, vale-transporte, 13º salário, aviso proporcional, desoneração da folha, regras fixadas em leis ordinárias são mais de 2000 artigos para interpretar;

· A legislação previdenciária, que contem lei orgânica, regulamento e regras da receita

· Legislação Fiscal, com as regras de IR – Imposto de Renda

Cabe ressaltar que uma desatenção ou informe irregular de algum evento pode despertar o interesse da fiscalização em retroagir 5 anos. Por isso que cabe o alerta aos empregadores que essas mudanças precisam ser testadas antes de sua implementação.

EMPRESAS DE CONTABILIDADE

O decreto 8373/14, no artigo 1º, paragrafo 2º, referenciando-se a lei complementar 123/2006, trata de um acesso simplificado pelos MEIs, micro e pequenas empresas. Não há divulgação de regras práticas sobre esse acesso facilitado ao canal, que possamos discorrer sobre esse “Tratamento Diferenciado”.

Devemos levar em conta que, empresas pequenas geralmente são clientes de escritório contábeis. A quantidade, variedade, o modo de trabalhar também são específicos. As grandes e pequenas estão sujeitas a mesma legislação trabalhista, previdenciária, obrigados a cumprir os mesmos prazos de envio, por exemplo. E por isso concluímos que o movimento nos escritórios contábeis será bem intenso e desafiador.

Não se trata de fazer um “Alarde”, mas exige muita cautela. É provável que muitas empresas estejam bem preparadas, com um bom suporte de seus sistemas de folha e com um planejamento montado. Mas cabe ressaltar que, o eSocial demanda diversas atividades além da atualização das rotinas dos sistemas.

Para ilustrar o que foi dito anteriormente, falaremos sobre a preparação, treinamento das pessoas envolvidas com eSocial. A documentação técnica do eSocial reunida: Manual, Leiautes, tabelas de regras e validações, são mais de 500 páginas de conteúdo, será que os profissionais conseguiram ler partes desse material? Lembrando que esse conteúdo, é de leitura obrigatória, temos empresas que já estão entregando informações ao eSocial.

SST – SAÚDE E SEGURANÇA DO TRABALHO E MEDICINA DO TRABALHO

Paralelo as mudanças de no DP – Departamento Pessoal, o tema SST-Saúde e Segurança do Trabalho é um assunto que merece muito cuidado, talvez um dos que mais merece atenção. O dinamismo das atividades nas empresas, precisa acompanhar as exigências do eSocial. A pessoa não iniciará ao trabalho, sem que o exame médico e todos os dados cadastrais da pessoa sejam informados no eSocial.

Outro assunto importante é o LTCAT – Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho. Se a empresa mantem os laudos atualizados o desafio é menor, para quem não tem, é interessante buscar informações com brevidade.

Nas empresas maiores, existem setores específicos de SST – Saúde e Segurança do Trabalho, que mantem o atendimento as NRs – Normas Regulamentadores, com a liderança de um Engenheiro ou Técnico de Segurança, enfermeiros e muitas contam com sistemas de folha, com módulos específicos para lançar as informações referentes a exposição à riscos ambientais e demais controles como entrega de EPI, a montagem da CIPA, PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário, PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.

Contam também com empresas de medicina do trabalho que auxiliam com o PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional e na emissão de ASO – Atestado de Saúde Ocupacional para admissão, demissão, mudança de função, retorno de afastamento.

E nas empresas menores que não podem contar com esse tipo de estrutura? Onde centralizam-se a guarda, atualização desses documentos e informações? Todas as demandas de SST, são cumpridas a rigor? Haverá a necessidade de alguém fazer essa conferencia para garantir o atendimento.

Os profissionais e empresas de Medicina do Trabalho e Segurança do Trabalho, terão um fluxo de trabalho aumentado por conta do atendimento ao eSocial. Novamente devemos refletir? Se deixarmos para planejar as ações, 1 a 2 meses antes do prazo final de envio das informações, será que conseguiremos atender ao eSocial?

O QUE MUDA PARA O GOVERNO

A concepção do projeto na visão do governo é desburocratizar, simplificar a prestação de informações. Afirma-se que é um projeto de estado. E garantir maior transparência no repasse dos dados com a finalidade de reduzir a sonegação.

As empresas são obrigadas hoje a enviar diversas informações por meio da Gfip, DIRF, RAIS, e CAGED, por exemplo, cada uma delas tem um programa gerador próprio. Essas informações vão para vários entes: Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, Receita Federal, INSS. Esses órgãos receberão essas informações, mas por meio de um único canal, o ESOCIAL.

Convergindo para um canal, com dados confiáveis, o cruzamento de informações vai aumentar exponencialmente o controle da arrecadação e poder de fiscalização do governo.

DIVIDINDO A TAREFA DE GERIR O ESOCIAL

Em torno de 64% das atividades impactarão o trabalho no Departamento Pessoal das empresas, escritórios contábeis e órgãos públicos. E por isso que enfatizo aos profissionais da área que se capacitem, porque eSocial exigirá muito de nós. As demais atividades – não menos importante - necessitarão do apoio do setor Contábil, fiscal, financeiro, jurídico e da equipe de Segurança e Medicina do Trabalho. E a palavra de ordem na montagem desses comitês é planejamento e comunicação.

Ressalto ainda que em indústrias por exemplo, não é um exagero afirmar que supervisores de fábrica deverão saber sobre o eSocial, para contribuir com o Departamento Pessoal, na condução de admissões, férias, mudanças de função, horas extras, e demissões.

CONSIDERAÇÃO FINAIS

Evidente que desde a publicação do Decreto 3873/2014 o governo falhou no cumprimento dos cronogramas e postergou a vigência do eSocial por diversas vezes. E ainda para quem já está prestando informações há instabilidades que estão tirando o sono de alguns profissionais. Mas, é um processo sem volta, de lá para cá muita informação foi veiculada nas redes sociais e nos canais oficiais do governo, muito investimento e tempo foi dedicado ao projeto. Para quem trabalha em Departamento Pessoal, não dá tempo para lamentarmos ou reclamar.

Meu recado final para os profissionais da área é que, mantenham “network” para trocar informações. Pesquisem muito a legislação. Reservem um tempo para planejar as ações, elaborando cronogramas, check lists, controles para garantir a qualidade de informações e o envio dentro dos prazos exigidos. Sensibilizem, informem os gestores sobre os pontos críticos do eSocial.